Từ kho sách đến thư viện số: Dữ liệu dùng chung - giá trị cộng hưởng

Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia đặt yêu cầu mới đối với nhiều lĩnh vực, trong đó có thư viện.

Nhưng nếu nhìn từ hệ thống thư viện, chuyển đổi số không phải câu chuyện bắt đầu từ một vài năm gần đây. Từ những phiếu mục lục, sổ mượn - trả và phương thức xử lý nghiệp vụ thủ công, công nghệ đã từng bước đi vào hoạt động thư viện, mở ra quá trình tin học hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu và phát triển thư viện điện tử, thư viện số.

Sau một chặng đường dài kể từ năm 1985, hệ thống này đã chuyển đổi đến đâu và những điểm nghẽn nào đang đặt ra cho bước đi tiếp theo?

Từ tin học hóa đến thư viện số

Nếu nhìn theo tiến trình phát triển, chuyển đổi số của thư viện không bắt đầu từ khi xuất hiện khái niệm "chuyển đổi số" bởi đây là kết quả của một quá trình khá dài, đi từ tin học hóa, tự động hóa nghiệp vụ, xây dựng cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu, phát triển thư viện điện tử - thư viện số. Đến giai đoạn hiện nay là quản trị, kết nối và khai thác dữ liệu để tạo ra các dịch vụ tri thức mới.

Tại Thư viện Quốc gia Việt Nam, dấu mốc đầu tiên có thể tính từ năm 1985, khi Thư viện tiếp nhận chiếc máy tính đầu tiên. Cuối những năm 1980, đầu những năm 1990, phần mềm CDS/ISIS được đưa vào sử dụng. Sau đó, kết nối mạng được hình thành để các thư viện địa phương có thể truy cập máy chủ của Thư viện Quốc gia và tải biểu ghi thư mục.

Đến những năm 2000, hệ quản trị thư viện tích hợp, cơ sở dữ liệu toàn văn cùng các chuẩn nghiệp vụ quốc tế như MARC21, AACR2, DDC được triển khai rộng hơn. Từ năm 2010, Thư viện Quốc gia triển khai biên mục trước xuất bản (CIP). Đến năm 2021, cùng với Chương trình chuyển đổi số ngành thư viện theo Quyết định 206/QĐ-TTg, trọng tâm chuyển đổi ngày càng rõ từ "ứng dụng công nghệ" sang phát triển hạ tầng số, dữ liệu số, liên thông và dịch vụ trực tuyến.

Quá trình này cho thấy điều quan trọng là thay đổi trực tiếp cách thư viện vận hành. Những công việc từng phụ thuộc gần như hoàn toàn vào sổ sách, phiếu mục lục và sự có mặt trực tiếp của bạn đọc tại thư viện đã dần được đưa lên hệ thống điện tử.

Ông Doãn Anh Đức, trưởng phòng Nghiên cứu khoa học và Hướng dẫn nghiệp vụ tại Thư viện Quốc gia cho biết, những khâu thể hiện sự thay đổi rõ nét có thể thấy là: xử lý và quản lý dữ liệu thư mục, tra cứu tài liệu, quản lý bạn đọc và lưu thông tài liệu trên phần mềm; số hóa và xây dựng các bộ sưu tập số; trao đổi dữ liệu thư mục; cung cấp thông tin và một phần tài nguyên trên môi trường trực tuyến.

Từ góc độ nghiệp vụ, sự thay đổi này còn được nhìn thấy rõ hơn.

Trước đây, cán bộ thư viện phải dành nhiều thời gian cho việc lập phiếu mục lục, ghi chép lưu thông, thống kê bằng tay và tra tìm tài liệu qua bộ máy mục lục truyền thống. Hiện nay, các khâu biên mục, phân loại, quản lý kho, quản lý bạn đọc, mượn - trả, thống kê và tra cứu cơ bản đã được thực hiện trên hệ quản trị thư viện điện tử. Dữ liệu thư mục cũng có thể được trao đổi và tái sử dụng thông qua các chuẩn, giao thức như MARC21, Z39.50, góp phần giảm việc biên mục lặp lại giữa các đơn vị.

Ở khâu số hóa, công việc cũng không còn đơn thuần là quét tài liệu để tạo ra một bản điện tử. Quá trình này bao gồm một chuỗi công đoạn từ quét, xử lý hình ảnh, tạo file, nhận dạng và xử lý nội dung đến gắn siêu dữ liệu, kiểm tra chất lượng, lưu trữ và đưa tài liệu lên phần mềm thư viện số.

Đã có thư viện số, nhưng mức độ chuyển đổi đến đâu?

Sau một quá trình tin học hóa và số hóa kéo dài nhiều năm, công nghệ hiện đã được đưa vào nhiều hoạt động của hệ thống thư viện. Tuy nhiên, nếu nhìn từ thực tế triển khai, mức độ chuyển đổi giữa các đơn vị không hoàn toàn giống nhau.

Theo thông tin từ Thư viện Quốc gia Việt Nam, hiện nay 100% thư viện công cộng cấp tỉnh đã có thư viện điện tử hoặc thư viện số. Đây là một bước phát triển đáng chú ý nếu đặt trong tiến trình từ hoạt động thư viện chủ yếu dựa trên các phương thức thủ công trước đây. Tuy nhiên, việc đã có thư viện điện tử hoặc thư viện số chưa đồng nghĩa với việc các đơn vị đã đạt cùng một mức độ phát triển trên môi trường số. Khoảng cách hiện nay nằm ở "mức độ trưởng thành số" giữa các thư viện.

Tại Thư viện Quốc gia Việt Nam, quy mô tài nguyên và dữ liệu số đã được mở rộng trong những năm qua. Hệ thống hiện quản lý hơn 2,6 triệu đơn vị tư liệu, trong đó dữ liệu số toàn văn đạt gần 12 triệu trang; riêng cơ sở dữ liệu luận án tiến sĩ có hơn 7,6 triệu trang. Trong năm 2025, hơn 253 nghìn trang tài liệu được số hóa, 54.113 biểu ghi sách Đông Dương được chuẩn hóa và 1.286 bộ luận án nộp lưu chiểu được xử lý.

Những con số này cho thấy quá trình chuyển đổi không chỉ dừng ở việc ứng dụng phần mềm trong quản lý nghiệp vụ mà còn gắn với việc xây dựng và xử lý một khối lượng ngày càng lớn dữ liệu thư viện.

Tuy nhiên, theo ông Doãn Anh Đức, giữa các địa phương vẫn tồn tại sự khác biệt đáng kể về hạ tầng, nguồn lực và khả năng tổ chức, khai thác dữ liệu. Có nơi đã phát triển thư viện số tương đối đầy đủ, có khả năng cung cấp nhiều dịch vụ trực tuyến; nhưng cũng có nơi việc chuyển đổi mới dừng ở một số khâu hoặc việc xây dựng các cơ sở dữ liệu riêng lẻ.

Một trong những vấn đề được đặt ra là dữ liệu thư viện được hình thành qua nhiều thời kỳ, trên các nền tảng và hệ thống khác nhau. Vì vậy, việc kết nối và khai thác chung không phải lúc nào cũng có thể thực hiện ngay. Theo đó, tại một số đơn vị, dữ liệu vẫn còn phân tán; các hệ thống được xây dựng ở những thời điểm khác nhau, sử dụng các giải pháp công nghệ khác nhau, trong khi một số hệ thống cũ còn hạn chế khả năng kết nối hoặc thiếu API (giao diện lập trình ứng dụng).

Mặt khác, vấn đề không chỉ nằm ở công nghệ. Quá trình chuyển đổi còn chịu tác động bởi sự chênh lệch về hạ tầng, kinh phí và nhân lực giữa các thư viện. Việc chuẩn hóa, làm sạch và tổ chức lại dữ liệu đòi hỏi nguồn lực và chuyên môn, trong khi đây lại là những công việc khó có thể hoàn thành trong thời gian ngắn. Bên cạnh đó, các vấn đề liên quan đến bản quyền và cơ chế khai thác, chia sẻ tài nguyên số cũng tiếp tục đặt ra trong quá trình mở rộng các dịch vụ trên môi trường trực tuyến.

Mức độ "trưởng thành số" giữa các thư viện

Quá trình chuyển đổi từ tin học hóa nghiệp vụ đến xây dựng thư viện điện tử, thư viện số đã tạo ra một khối lượng ngày càng lớn dữ liệu và tài nguyên số.

Tuy nhiên, thực trạng hiện nay cũng cho thấy, việc có dữ liệu số chưa đồng nghĩa với khả năng khai thác và kết nối đồng đều trong toàn hệ thống. Dữ liệu được hình thành qua nhiều thời kỳ, trên các nền tảng khác nhau; mức độ chuẩn hóa, khả năng tích hợp giữa các hệ thống còn khác nhau, trong khi sự chênh lệch về hạ tầng, nguồn lực và nhân lực tiếp tục tạo ra khoảng cách về mức độ trưởng thành số giữa các thư viện.

Từ thực tế đó, giải quyết điểm nghẽn đặt ra cho chặng tiếp theo không chỉ là tiếp tục số hóa thêm tài liệu, mà là làm thế nào để khối dữ liệu đã được tạo lập có thể được tổ chức lại, chuẩn hóa và kết nối, thay vì tiếp tục tồn tại trong những hệ thống riêng lẻ. Đây cũng là hướng thay đổi mà phía Thư viện Quốc gia Việt Nam đặt ra đối với quá trình chuyển đổi số của ngành thư viện.

Theo định hướng được đưa ra, việc tạo lập dữ liệu số sẽ đi cùng với các công việc làm sạch, chuẩn hóa, làm giàu và liên kết dữ liệu. Cùng với đó là từng bước xây dựng các nền tảng dùng chung, tạo điều kiện để các thư viện có thể kết nối, trao đổi và tái sử dụng nguồn lực. Việc liên thông cũng không chỉ dừng ở trao đổi biểu ghi thư mục mà hướng tới khả năng kết nối rộng hơn giữa dữ liệu, tài nguyên và các dịch vụ thư viện.

Để tháo gỡ điểm nghẽn này, yêu cầu đầu tiên là giải quyết sự khác biệt của những nguồn dữ liệu được tạo lập trong nhiều giai đoạn và trên các hệ thống khác nhau. Điều đó đòi hỏi phải có các tiêu chuẩn chung về dữ liệu, quy tắc mô tả và phương thức kết nối kỹ thuật. Những hệ thống cũ cần từng bước được nâng cấp để tăng khả năng tích hợp, trong khi các nền tảng mới cần được xây dựng theo hướng có thể kết nối và chia sẻ ngay từ đầu.

Một điểm nghẽn khác nằm ở cơ chế khai thác và chia sẻ. Khi tài nguyên được đưa lên môi trường số, câu chuyện không chỉ còn là vấn đề kỹ thuật mà còn liên quan đến bản quyền, quyền cung cấp và sử dụng dữ liệu. Việc xây dựng hạ tầng dùng chung vì vậy cũng cần đi cùng với các quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền lợi và cơ chế tham gia của từng thư viện trong hệ thống.

Từ những yêu cầu đó, phía Thư viện Quốc gia xác định một trình tự triển khai bắt đầu từ việc làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu; xây dựng Trung tâm Biên mục trước xuất bản và Mục lục liên hợp quốc gia nhằm hình thành chu trình dữ liệu thống nhất; sau đó phát triển Thư viện số quốc gia như một cổng truy cập hợp nhất. Trên nền dữ liệu đủ sạch, đủ lớn và có khả năng liên thông, các công nghệ như AI mới có điều kiện để hỗ trợ tự động hóa nghiệp vụ, tìm kiếm ngữ nghĩa, phân tích nhu cầu và cá nhân hóa dịch vụ.

Đại diện phía Thư viện Quốc gia Việt Nam nhấn mạnh: "Mục tiêu cuối cùng của chuyển đổi số không phải là biến toàn bộ tài liệu thành file số, mà là biến nguồn tài nguyên phân tán thành một hạ tầng dữ liệu và tri thức có thể kết nối, chia sẻ và tạo ra giá trị mới. Triết lý phù hợp cho giai đoạn tới là "dữ liệu dùng chung - giá trị cộng hưởng".

Tra cứu trước, đến thư viện nhận tài liệu

Người đọc hiện có thể tra cứu tài liệu từ trước khi đến Thư viện Quốc gia thông qua hệ thống trực tuyến. Chỉ cần nhập từ khóa, hệ thống trả về thông tin của các ấn phẩm, gồm tên tài liệu, tác giả, thông tin xuất bản, phân loại, mã đăng ký cá biệt (ĐKCB) và phần tóm tắt.

Sau khi xác định được tài liệu cần tìm, người đọc chỉ cần ghi lại mã ĐKCB và cung cấp cho cán bộ thư viện để được hỗ trợ lấy tài liệu. Với những người đến trực tiếp, hệ thống tra cứu điện tử đặt tại thư viện cũng cho phép thực hiện tương tự.

Đây là một khâu cho thấy chuyển đổi số đã đi vào khá cụ thể trong trải nghiệm của người sử dụng: thay vì tìm kiếm thủ công tại kho, người đọc có thể xác định trước tài liệu mình cần và rút ngắn thời gian chờ khi đến thư viện.

Tuy nhiên, kết quả tra cứu hiện chưa có hình ảnh của ấn phẩm, trong khi đây có thể là thông tin hữu ích để người đọc nhận diện nhanh tài liệu, nhất là khi có những ấn phẩm có tên tương tự hoặc nhiều ấn bản.