Rút ngắn thời gian thông quan nhờ số hóa trong quản lý Hải quan

Hải quan số nâng tính ổn định cho chuỗi cung ứng

Việc ứng dụng công nghệ hiện đại đã giúp cơ quan Hải quan nâng cao hiệu quả quản lý trong bối cảnh khối lượng tờ khai xuất nhập khẩu ngày càng gia tăng, đồng thời cải thiện chất lượng phục vụ và hiệu suất xử lý công việc. Nhiều doanh nghiệp cho rằng, hiệu quả rõ nét nhất là thủ tục nhanh hơn, minh bạch hơn, qua đó giảm đáng kể thời gian và chi phí tuân thủ. 

Bà Nguyễn Thị Thu Hiền, Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ hàng hải (TRASAS) chia sẻ, hệ thống thông quan hàng hóa tự động của Việt Nam (VNACCS) cho phép doanh nghiệp thực hiện thủ tục từ xa. Đặc biệt, tờ khai được phân luồng tự động theo các mức độ rủi ro, gồm luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ.

Việc áp dụng quản lý rủi ro đã giúp rút ngắn thời gian thông quan, nhất là đối với các tờ khai được phân luồng xanh. Doanh nghiệp có thể chủ động nộp thuế và hoàn tất thủ tục thông quan nhanh hơn. “Việc chuyển từ thủ tục thủ công bằng hồ sơ giấy sang khai báo điện tử cũng giúp cắt giảm chứng từ, hạn chế tiếp xúc trực tiếp giữa doanh nghiệp và cơ quan Hải quan”, đại diện TRASAS chia sẻ.

Qua thực tế ứng dụng các chương trình quản lý hiện đại, doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí lưu kho, lưu bãi do thời gian thông quan được rút ngắn, đồng thời giảm chi phí nhân sự thực hiện thủ tục tại hiện trường. Bên cạnh đó, cơ chế một cửa Quốc gia giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục với nhiều cơ quan quản lý thông qua hệ thống kết nối như: Kiểm dịch động vật, thực vật và khai báo hóa chất.

Theo bà Hoàng Thị Gấm, Giám đốc Xuất nhập khẩu Công ty TNHH Điện tử Thông minh TCL (Việt Nam), mỗi tháng, TCL thực hiện khoảng 3.000 tờ khai xuất nhập khẩu phục vụ sản xuất, kinh doanh. 

Qua thực tế, bà Hoàng Thị Gấm cho rằng, doanh nghiệp nhận thấy quá trình hiện đại hóa của Hải quan có thể nhìn rõ qua 3 giai đoạn: Từ thủ tục giấy, đến điện tử và hiện nay là chuyển đổi số. Đối với doanh nghiệp, hiệu quả rõ nét nhất là thủ tục nhanh hơn, minh bạch hơn, qua đó giảm đáng kể thời gian và chi phí tuân thủ. Điều chúng tôi đánh giá cao là Hải quan không chỉ số hóa thủ tục mà đang từng bước số hóa cả quy trình và phương thức quản lý.

“Việc kết nối dữ liệu giữa Hải quan với các bộ, ngành, cảng, kho bãi và hệ thống thanh toán điện tử đang tạo môi trường thuận lợi hơn cho doanh nghiệp. Đặc biệt, việc chuyển từ “quản lý bằng hồ sơ” sang “quản lý bằng dữ liệu” vừa tạo thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu, vừa nâng cao hiệu quả quản lý rủi ro”, bà Hoàng Thị Gấm chia sẻ.

Theo ông Jean - Jacques Bouflet, Phó Chủ tịch phụ trách Vận động Chính sách, EuroCham Việt Nam, EuroCham đã chứng kiến những bước tiến quan trọng trong quá trình hiện đại hóa công tác quản lý hải quan của Việt Nam, qua đó cải thiện môi trường kinh doanh, nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Những nỗ lực này giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả hoạt động và góp phần tăng cường năng lực cạnh tranh của Việt Nam trong chuỗi cung ứng toàn cầu. Đối với cộng đồng doanh nghiệp châu Âu, cơ quan Hải quan không chỉ thực hiện chức năng quản lý tại cửa khẩu mà còn là đối tác quan trọng trong việc tạo thuận lợi thương mại, hỗ trợ đầu tư và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.

“Chúng tôi đánh giá cao những nỗ lực của ngành Hải quan và Chi cục Hải quan khu vực II trong cải cách thủ tục hành chính, chuyển đổi số và xây dựng cơ quan Hải quan hướng tới phục vụ doanh nghiệp. Việc triển khai thủ tục hải quan số, nâng cao hiệu quả quản lý rủi ro và tăng cường trao đổi với cộng đồng doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng đối với các doanh nghiệp châu Âu đang hoạt động tại Việt Nam”, ông Jean - Jacques Bouflet cho biết. 

Đặc biệt, cam kết mạnh mẽ của Hải quan Việt Nam trong quá trình xây dựng Hải quan số đã góp phần rút ngắn đáng kể thời gian thông quan, từng bước thay thế các quy trình xử lý hồ sơ giấy bằng quy trình số hiện đại và đồng bộ. Qua đó, nâng cao tính ổn định và khả năng dự báo của chuỗi cung ứng, giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động.

Bên cạnh việc đẩy mạnh chuyển đổi số, cơ quan Hải quan cũng hỗ trợ doanh nghiệp thông qua các cơ chế xác định trước về mã số hàng hóa và trị giá hải quan, đồng thời hướng dẫn chuyên sâu về phân loại hàng hóa theo Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa (HS) đối với các mặt hàng có tính chất phức tạp. Những hỗ trợ này giúp doanh nghiệp nâng cao mức độ tuân thủ pháp luật, giảm thiểu rủi ro trong công tác kiểm tra sau thông quan cũng như hạn chế các tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan.

“Các chương trình khai báo hải quan điện tử, dịch vụ công trực tuyến, nộp thuế điện tử và hệ thống quản lý, trao đổi dữ liệu đã giúp doanh nghiệp giảm hồ sơ giấy, tiết kiệm thời gian và thuận tiện hơn trong quá trình thực hiện thủ tục. Chúng tôi đặc biệt kỳ vọng vào định hướng triển khai Hải quan số, Hải quan thông minh và mô hình thông quan tập trung trong thời gian tới”, bà Nguyễn Thị Phượng Vỹ, Quản lý bộ phận Xuất nhập khẩu Công ty Lốp Kumho chia sẻ.

Doanh nghiệp cũng bày tỏ sự tin tưởng, khi hệ thống được kết nối, dữ liệu được xử lý tập trung và đồng bộ hơn, thủ tục hải quan sẽ ngày càng minh bạch, nhanh chóng và thuận lợi, hỗ trợ hiệu quả hơn cho hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.

Tạo thuận lợi cho xuất nhập khẩu 

Đại diện Chi cục Hải quan khu vực I cho biết, thời gian qua, ngành Hải quan đã chủ động "số hóa" chứng từ hải quan; hệ thống đăng ký kiểm hóa, lấy mẫu và hệ thống tra cứu trạng thái tờ khai kết hợp đánh giá mức độ hài lòng của doanh nghiệp. 

Thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về hải quan tại Hà Nội và tỉnh Phú Thọ, Chi cục Hải quan khu vực I hiện có khoảng 18.000 doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu, trong đó khoảng 50% thường xuyên làm thủ tục tại 11 đơn vị hải quan cửa khẩu/ngoài cửa khẩu. "Chi cục đã  chủ động “số hóa” chứng từ hải quan; hệ thống đăng ký kiểm hóa, lấy mẫu và hệ thống tra cứu trạng thái tờ khai kết hợp đánh giá mức độ hài lòng của doanh nghiệp. Đơn cử như chuyển đổi các chứng từ từ dạng giấy sang dữ liệu điện tử có cấu trúc, cho phép hệ thống máy tính tự động tiếp nhận, lưu trữ, đối chiếu và xử lý thông tin", đại diện Chi cục Hải quan khu vực I chia sẻ.

Việc số hóa không chỉ dừng ở việc tạo bản scan mà hướng tới hình thành dữ liệu điện tử có khả năng kết nối, khai thác và xử lý tự động. Hoặc việc áp dụng công nghệ AI/OCR hỗ trợ nhận dạng, trích xuất dữ liệu giúp giảm thời gian nhập liệu, nâng cao độ chính xác và tăng hiệu quả xử lý hồ sơ.

Việc triển khai đồng bộ các giải pháp nêu trên mang lại nhiều lợi ích thiết thực như rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, giảm chi phí in ấn và lưu trữ chứng từ, tăng khả năng tra cứu, giám sát và nâng cao hiệu quả quản lý. Đây cũng là bước đi quan trọng trong tiến trình chuyển đổi số của ngành Hải quan, góp phần tạo thuận lợi thương mại, nâng cao năng lực cạnh tranh Quốc gia và phục vụ tốt hơn cộng đồng doanh nghiệp.

Theo Chi cục Hải quan khu vực VIII, trong điều kiện số lượng doanh nghiệp, tờ khai và hàng hóa qua địa bàn ngày càng lớn, cải cách thủ tục hành chính, số hóa quy trình và duy trì các hệ thống nghiệp vụ hoạt động ổn định là những giải pháp quan trọng để vừa nâng cao hiệu quả quản lý, vừa tạo thuận lợi cho doanh nghiệp.

“Đơn vị đang đẩy mạnh chuyển đổi số theo hướng lấy doanh nghiệp làm trung tâm. Mục tiêu không chỉ là đưa thủ tục lên môi trường điện tử, mà còn giảm thời gian, chi phí tuân thủ và hạn chế những khâu trung gian không cần thiết”, đại diện Chi cục Hải quan khu vực VIII chia sẻ.

Các hệ thống nghiệp vụ được duy trì vận hành 24/7, bảo đảm quá trình làm thủ tục của doanh nghiệp không bị gián đoạn. Việc kết nối, trao đổi dữ liệu qua Cơ chế một cửa Quốc gia, một cửa ASEAN tiếp tục được duy trì. 

Tính từ đầu năm đến nay, Chi cục tiếp nhận kết quả kiểm tra chuyên ngành đối với 9.173 tờ khai và 1.217 C/O mẫu D. Đáng chú ý, 100% thủ tục hành chính đủ điều kiện tiếp tục được cung cấp dưới hình thức dịch vụ công trực tuyến toàn trình; hơn 20 phần mềm vệ tinh phục vụ người dân, doanh nghiệp và công tác quản lý Nhà nước được duy trì vận hành ổn định. Chuyển đổi số phải mang lại lợi ích cụ thể cho doanh nghiệp, từ việc giảm hồ sơ, giảm thời gian xử lý đến hạn chế việc phải đi lại, chờ đợi khi thực hiện thủ tục.

Thời gian tới, ngành Hải quan sẽ tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng AI trong quản lý, điều hành; nâng cấp các hệ thống công nghệ thông tin và tăng cường bảo đảm an toàn thông tin, an ninh mạng. Mục tiêu xuyên suốt là đưa chuyển đổi số trở thành công cụ phục vụ cải cách, giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục thuận lợi, minh bạch và tiết kiệm hơn, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước về hải quan.

Ông Nguyễn Văn Thọ, Cục trưởng Cục Hải quan (Bộ Tài chính) cho biết, trong những tháng cuối năm 2026, toàn ngành sẽ tập trung cao độ cho nhiệm vụ hoàn thiện thể chế, coi đây là nền tảng để triển khai thành công mô hình hải quan số, hải quan thông minh và đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng.

Bám sát tinh thần Nghị quyết 57-NQ/TW, Cục Hải quan sẽ tiếp tục đẩy mạnh chuyển đổi số toàn diện, xây dựng hải quan thông minh dựa trên nền tảng dữ liệu số và các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo (AI), phân tích dữ liệu lớn (Big Data). 

Đồng thời, ngành Hải quan sẽ tập trung triển khai các dự án trọng điểm như Hệ thống công nghệ thông tin thực hiện Hải quan số; dự án "Mở rộng Cổng thông tin một cửa Quốc gia và kết nối Cơ chế một cửa ASEAN giai đoạn 3"; các nhiệm vụ thuộc Đề án 06; mở rộng ứng dụng Chatbot AI và nhiều hệ thống quản lý chuyên ngành khác...